GDPR-beleid – OKS vzw
I. Algemeen kader
1. OKS vzw
Afdelingen in de Gemeente Beersel en de stad Halle
Contact privacywetgeving:
- Bart Van Hoef
- Secretaris, trainer
- Vroenenbosstraat 106, 1653 Dworp
- 0476 98 20 52
- info@oksvzw.com
2. Doel van OKS vzw
- Wekelijkse trainingen
- Stages
- Competities
- …
II. Persoonsgegevens
Categorieën persoonsgegevens die OKS vzw bijhoudt
- Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres)
- Persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, nationaliteit, graden, status recreatief/competitief, G-sport, …)
- Registratie van goedkeuring medisch attest
Bewaartermijn
- De persoonsgegevens worden bijgehouden zolang de betrokkene niet vraagt om ze te wissen.
- Voor de nieuwsbrief (via YMLP) kan de betrokkene zelf aanduiden of hij/zij de nieuwsbrief wenst te ontvangen.
- De contactgegevens worden dan automatisch verwijderd.
III. Betrokkenen
OKS vzw houdt persoonsgegevens bij van:
- Leden
- Ouders van leden
- Ex-leden
- Vrijwilligers
- Trainers
- Bestuurders
- Personen die op de hoogte willen blijven van OKS vzw
Wie brengt de gegevens in?
- Bestuursleden
- Administratieve helpers
Waar worden de gegevens opgeslagen?
- OKS vzw clubcomputer(s), via:
- Contacten
- iCloud
- Nieuwsbriefbestand (YMLP)
- Administratiepagina’s van:
- Vlaamse Vechtsport Associatie vzw (erkend door Sport Vlaanderen)
IV. Beschrijving verwerkingsactiviteiten
OKS vzw voert de volgende verwerkingsactiviteiten uit:
- Ledenadministratie: registratie van persoonsgegevens voor het wettelijk verplicht ledenregister (o.a. federaties).
- Leden informeren: registratie van gegevens van leden en sympathisanten om hen op de hoogte te houden van werking en activiteiten (o.a. nieuwsbrieven via e-mail of post).
- Activiteiten: registratie van persoonsgegevens voor organisatie van activiteiten en betalingen.
- Gebruikerslijsten: registratie van persoonsgegevens van gebruikers voor het aanbod van de organisatie.
- Vrijwilligersovereenkomsten: registratie voor naleving van de vrijwilligerswetgeving.
- Contacten met freelancers: registratie van gegevens van samenwerkende freelancers.
- Leveranciersboekhouding: registratie voor betaling van facturen en boekhouding.
- Contactlijsten: registratie van gegevens van contacten om hen efficiënt te kunnen bereiken.
- Sociale media: registratie van personen die de Facebook-pagina volgen.
V. Veiligheid van de contactgegevens
- OKS vzw beveiligt de computer(s) met antivirussoftware.
- De federaties … (tekst nog in afwachting).
- YMLP-nieuwsbriefadministratie: zie privacybeleid op https://www.ymlp.com/nl/privacy_policy.html
Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met of overgedragen naar commerciële ondernemingen.
VI. Gebruik van de gegevens buiten de EU
- De gegevens worden niet gebruikt buiten de EU.
